企画書が仕様書になってしまう問題を避けるために意識すべきこと

企画運営

想いを伝える企画書と、要件を伝える仕様書

みなさんは企画書を作る時に以下のような問題に遭遇したことはないでしょうか?

  • 企画書のページ数が膨大になってしまった
  • 伝えたい事が多すぎて書ききれない
  • 丁寧に伝えようとして筆(タイピング)が進まない

このような場合、結構な確率で企画書が仕様書になっている事があります。

序盤は概要やコンセプトが書かれているのですが、途中からシステムの説明や機能要件の羅列になっている場合は、企画書が仕様書になっています。

では、なぜそのような企画書を書いてしまうのでしょうか?
まずは、企画書と仕様書の大まかな違いを見てみましょう。

想いを書くのが企画書

  • 何が目的で何をしたいのか
  • それはどのようなコンセプトや軸に沿っているのか
  • その結果、誰にどのような体験や価値を提供したいのか

企画書に求められる情報の粒度はこれぐらい大まかなものです。

想いを具現化するための要件を書くのが仕様書

  • 何を実現したいのか?
  • どのようなアウトプットが求められるのか?
  • 関連する機能やデータは何があるのか?
  • 担当者に任せる範囲はどこまでか?
  • 絶対に外せない範囲はどこか?

“企画書に書いたやりたいこと”を機能に分解して、どのように実現させるかの要件を書き起こすのが仕様書になります。

プランナーの陥りやすいダメな思考パターン

なぜ企画書に仕様書の内容を書いてしまうのか?

それは、以下のような思考になっている場合だと考えています。

  1. 企画書を見た相手に全てを理解してもらわないと!
  2. 全てを理解してもらうために丁寧に細かく書かないと!
  3. 丁寧に説明するには想定している機能や仕組みを理解してもらわないと!
  4. 機能や仕組みは複雑なのでページ数を取ってわかりやすくしないと!

このパターンに入ると、名前は企画書でも中身が仕様書になった膨大なページ数の資料が出来上がっていきます。

読み手が受け取れる情報量を意識する

そもそも、プランナーの想定している“理解して欲しい情報量”と、企画書を読む相手が“受け取れる情報量”には、大きな差があります。

相手にもよりますが、プランナーの頭の中にある情報を企画書に落とし込んでも、相手に伝わるのは半分以下だと思っておくのが良いでしょう。

それはなぜか?

読み手の多くは「企画に対する事前の情報や知識がゼロ」かつ「持っているのは一般的な知識と理解力」の状態だからです。

読み手が受け止め切れる情報量は、せいぜい概要レベルであり、突然システムや仕組みの細かい説明をされても頭に入ってきません。

逆に、細かい部分を理解してもらおうとすると、局所的な理解に頭を使ってしまい、本来伝えるべき全体像が見えなくなってしまいます。

つまり、企画書における仕様の記載は、読み手に取ってはノイズになってしまう可能性の方が高い訳です。

企画書の目的と意図を忘れてはいけない

企画書はすべからく「何かを立案するための提案資料」です。

そして、企画書は書いて終わりではなく、その先に伝えるべき相手が存在します。
(伝えるべき相手については「その企画書は誰に向けた企画書なのだろうか?」の記事を参照)

その相手に伝えたい情報と、相手が必要としている情報は何かを意識する事が大切です。

例えば、

  • この企画で誰に何を提供できるのか?
  • その先にがどんな世界が待っているのか?
  • 大枠のコストやスケジュール感は実現性があるのか?
  • KGIや達成見込み、競合との差別化など事業として会社がやるべきなのか?

など。

この情報を可能な限りシンプルにまとめると、読む時にノイズが混ざらず、理解しやすい企画書になっていきます。

相手に伝わりやすい企画書にするためにも、企画書の中に仕様書が混ざるのは避けるようにしましょう。


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